Como organizar um evento empresarial de sucesso

Atualizado: 15 de Dez de 2018



Eventos Corporativos - Buffet Colonial

A interação entre equipes faz parte da cultura organizacional. Por isso, toda empresa precisa organizar um evento corporativo de vez em quando – seja para integrar os colaboradores, seja para realizar treinamentos ou alinhamento de metas.


10 dicas para organização de evento empresarial

Ocorre que o êxito da empreitada depende de muitos detalhes. Nessas horas, planejamento é fundamental. Confira dicas para tornar seu evento empresarial um sucesso.


1. Antecipe-se

Projetos de última hora costumam sair mais caro. O improviso também aumenta as chances de erro, pois não há tempo hábil para testar (e aprovar) todas as frentes de trabalho. Portanto, comece o planejamento com pelo menos um mês de antecedência.


2. Planeje cada etapa

Organize um cronograma para as principais decisões referentes ao evento corporativo. Preveja o número de participantes, as atividades que serão desenvolvidas e o material necessário. Esse último item engloba decoração, brindes, equipamentos de som e luz e, claro, o coffee break.


3. Observe a infraestrutura

O local escolhido deve comportar, com conforto, o número de convidados previsto. Verifique se as instalações são adequadas para o tamanho de evento e se há banheiros em número suficiente. Atente, ainda, para as condições gerais de limpeza, ventilação e conservação do espaço.


4. Tenha uma margem de erro

É importante garantir que não falte nada aos presentes. Para tanto, trabalhe com uma reserva técnica de garrafinhas de água ou de brindes, por exemplo. Mesmo se o público for maior que o esperado, ninguém sairá de mãos vazias.


5. Confie na equipe

Escolha fornecedores que valorizem a qualidade do serviço e a pontualidade. Se você não tem muita experiência na execução de eventos empresariais, solicite referências a colegas de mercado. Um grupo confiável dificilmente cometerá falhas graves.


6. Escolha uma boa data

Evite marcar o evento corporativo numa véspera de feriado, ou na segunda-feira pela manhã. O trânsito da cidade estará caótico, dificultando a logística. Prefira horários mais tranquilos, em dias úteis – e que, de preferência, não compitam com datas comemorativas.


7. Divulgue

Além de agendar o workshop ou a convenção com antecedência, você deve investir em divulgação. Comunique data, hora e objetivo do encontro. Use redes sociais, newsletter por e-mail ou, se for o caso, a mídia tradicional. Quanto antes o público souber da atividade, mais cedo poderá se programar para comparecer.


8. Confirme a presença

Ao organizar um evento empresarial, qualquer que seja o porte, trabalhe com uma projeção real de participantes. Dessa forma, você não subdimensiona o espaço nem desperdiça recursos. Sendo assim, estabeleça um prazo para os convidados confirmarem presença.


9. Faça um checklist

A lista de controle serve para identificar se as tarefas estão sendo cumpridas ao longo das operações. Confira o que já está pronto e o que ficou pendente. Vá atualizando o conteúdo no decorrer do processo.


10. Peça feedback

As impressões do público ajudam a perceber o que deu certo no evento corporativo e o que poderia ser ajustado numa próxima edição. Distribua um formulário anônimo para que as pessoas deixem elogios, críticas e sugestões. Aproveite, ainda, para fazer uma reunião de fechamento com a equipe organizadora. Lembre-se: a melhoria constante eleva a qualidade dos resultados.

Esperamos que o artigo de hoje tenha sido útil para você organizar um evento empresarial de sucesso. Continue acompanhando nosso blog para conferir mais dicas!




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Al Maracatins 62 Moema São Paulo

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