• Casa Colonial

Dicas para eventos, banquetes com lugares marcados.

Atualizado: Fev 8


Dicas de Banquetes com lugares marcados, Buffet Colonial

Eventos com banquetes de Casamentos, Bodas, Debutantes, Sociais em geral e corporativos com mesas ou lugares marcados. Preparamos algumas dicas!


Alguns clientes optam por fazer os lugares do evento serem marcados, ou seja, pré estabelecer aonde cada convidado vai sentar, com quem vai jantar em que região do salão vai permanecer localizado durante as primeiras horas do evento. Este recurso é muito usado nos Estados Unidos, Europa e Ásia, no Brasil alguns eventos se arriscam a efetuar este sistema, porem a cultura despojada e menos formal dificulta bastante inserir um sistema 100% eficiente no Brasil, nem todos os convidados confirmam presença, alguns levam acompanhantes que não estavam na lista, nem todos sentam no local preestabelecido e etc.


Banquete realizado pelo Colonial: Recepção da Princesa Mako, familia imperial do Japão.

Caso o dono da festa queira efetuar o sistema de lugares nominais (individualmente, cadeira por cadeira) é necessário ter um trabalho triplicado no controle de convidados (Lista e RSVP), é fundamental conhecer muito bem 100% dos convidados para inseri-los com quem conhece ter um custo adicional na contratação de recepcionistas e placas de identificação de mesas e tags, e mesmo assim ter ciência de que alguma coisa fatalmente não será como programada.

Por exe.

- A convidada X não quis sentar-se à mesa marcada, e senta em outra ocasionando um efeito cascata.

- A convidada falou o nome do meio para a recepcionista, e na lista apenas esta o primeiro nome, com isso a recepcionista pede para a convidada sentar em outro lugar não marcado.

- O convidado inicia um namoro na semana do evento e leva ela, não tendo lugar marcado para a mesma.


Jantar do Rotary International no Buffet Colonial

Enfim muitos casos poderão acontecer.

Uma boa técnica para que cada convidado sente com quem quer é fazer pelo menos 30 minutos de coquetel de pé, quando tiver espaço e o tempo ajudar. Desta forma os convidados se encontram antes e já entram no salão em grupos, sentando desta forma com quem quiser aonde achar melhor.

Caso a cliente queira ter em seu evento os lugares marcados, o Buffet Colonial recomenda que seja efetuado as ações abaixo:


Lista de convidados/presença (formatação antes do evento):


- A lista de convidados deve ser a primeira ação a ser feita antes mesmo do convite. Neste momento faça da forma mais detalhada possível em uma planilha Excel, com nome completo, telefone residencial, celular, parentesco, e mail, e endereço para aqueles convites q serão enviados por correio.

- Para controle dos seus convidados na entrada ao Buffet com lista de presença é necessário ter o controle de RSVP de forma 100% eficiente, todos os convidados deverão ser checados (Vai vir ou Não vai vir). O ideal é que seja contratada uma empresa especializada em RSVP;

- Feito toda a confirmação monte a lista de presença com todos os nomes de todos os convidados em ordem alfabética, com seus acompanhantes, independentemente se a pessoa confirmou ou não presença ao evento, existem casos em que o convidado “da um jeito” de ir de ultima hora ao casamento. Coloque como controle uma coluna de confirmado e não confirmado a presença, assim terá a quantidade total de convidados e total de convidados confirmados. O mesmo Tb pode ser efetuado por cores, por exemplo: Os com nome em vermelho falaram que não vão vir, os amarelos não deram resposta os verdes confirmaram presença.

- Ao colocar os nomes, tire os adjetivos como Sr., Sra., Ilmo e etc.. Para assim não confundir na identificação rápida do convidado;

- Inserir o nome completo de todos os convidados inclusive dos filhos e acompanhantes. Pois não sabemos se a esposa vai entrar acompanhada do marido no salão ou se vai entrar depois com uma amiga. Ex: Ricardo Almeida e esposa (E se a esposa do Ricardo entrar antes ou depois com a esposa de outro amigo? E se a esposa do Ricardo veio sozinha antes, pois o marido ficou preso no trabalho e chegara no meio do jantar?)

- Sempre lembrar que criança que ocupa lugar na cadeira Tb deve constar na lista (uma vez que ocupa lugar, ocupa mesa, ocupando mesa precisa ser contabilizado nas marcações).

- O arquivo final deve ser enviado com pelo menos 7 dias úteis de antecedência ao setor de coordenação do Buffet Colonial para checagem e Tb para salvar em nosso sistema e caso seja necessário alterar ou imprimir mais vias no dia.


Dicas de Banquetes com lugares marcados, Buffet Colonial

Existem 2 procedimentos para a implantação do sistema de mesas nominais em eventos, a de mesas reservadas um a um ou seja individualmente ou a de setorização.


Mesa demarcada para cada convidado (Sistema menos recomendado):

Eventos com lugares Marcados Buffet Colonial

- É preciso providenciar prismas de mesa para identificação visual, nesse caso a melhor maneira é numerar as mesas e colocar sempre 2 prismas com o numero em cada mesa. O conteúdo do prisma devera ser visível a uma distancia mínima de 5 metros com luz escura, simulando a distancia e iluminação de um evento.

Dicas de Banquetes com lugares marcados, Buffet Colonial
Lugares marcados eventos Buffet Colonial

- Na lista de presença, além do nome deve constar em uma coluna ao lado o numero da mesa de cada convidado;

- O ideal é fazer também um cartão ou tag com o numero da mesa, para entregar ao convidado no momento em que ele se identifica na porta, para assim evitarmos que o convidado esqueça seu numero;

Eventos com lugares Marcados Buffet Colonial

- Mesmo tomando todas as precauções ainda é possível que algum convidado não queira ficar aonde está pré estabelecido, nesses casos, infelizmente não há muito o que fazer a não ser ver aonde existe algum outro lugar para que ele se acomode, sem causar nenhum tipo de constrangimento e/ou irritação do próprio convidado;

- Deve ser coletado junto ao setor de coordenação um mapa das mesas, neste mapa devera ser colocado os números de forma sequencial e única da esquerda do salão para direita ou da direita para esquerda de forma crescente. Nunca coloque números misturados, por exe. Entre a mesa 1 e 2 ter a mesa 10. Isso dificultara o entendimento de todos os convidados.

O mapa devera ser apresentado ao setor de coordenação de eventos do Buffet Colonial com antecedência de no mínimo 7 dias úteis com a finalidade de poder instruções as mudanças para o melhor fluxo e realização do evento.

O mapa devera constar em arquivo digital para possíveis impressões durante o evento;

-Contratar mínimo de1 recepcionista para cada 40 pessoas

Dicas de Banquetes com lugares marcados, Buffet Colonial

- Na lista de presença, além do nome deve constar uma coluna com o setor da mesa de cada convidado;


Divisão de mesas por setorização


Eventos com lugares Marcados Buffet Colonial

- É o sistema mais recomendado e mais adaptado ao Brasil, pois apesar de marcar os locais ele da certa liberdade de escolha aos convidados.

Divide por exemplo o total de 30 mesas (240 lugares) em 5 setores de 6 mesas (48 lugares). Ou seja, cada convidado terá a liberdade de escolher dentro das 6 mesas (48 lugares) do setor pré-definido pelo dono da festa.

- É preciso providenciar prismas de mesa para identificação visual, nesse caso a melhor maneira é identificar o setor das mesas e colocar sempre 2 prismas com o setor de cada mesa. O conteúdo do prisma devera ser visível a uma distancia mínima de 5 metros com luz escura, simulando a distancia e iluminação de um evento,

- Na lista de presença, alem do nome deve constar uma coluna com o setor da mesa de cada convidado;

- O ideal é fazer também um cartão ou tag com o setor da mesa, para entregar ao convidado no momento em que ele se identifica na porta, assim evitamos que o convidado esqueça seu setor;

Eventos com lugares Marcados Buffet Colonial

-Nomeação dos setores: pode ser através de numeração ( setor1, setor 2, setor 3 ) , por cor ( setor azul, setor amarelo, setor vermelho ), por nomes de lugares ( setor Londres, setor Paris, setor Veneza ). Lembrando sempre que a funcionalidade deve ser sempre a prioridade. Imagine 300 convidados entrando todos ao mesmo tempo, com 7 Recepcionistas informando os lugares, som ambiente rolando, luz ambiente aconchegante, é complicado ler uma placa com um nome pequeno ou longo ou semelhante. Exemplo Setor Luz e ao lado setor Luzes. Ou setor Paralelepípedo e setor Onomatopeia.

- O mesmo setor deve permanecer todos juntos, Por exemplo, caso tenha o setor vermelho o mesmo deve estar 100% juntos, não se pode ter 2 setores vermelhos separados.

- Em cada setor calcule sempre 10% a mais de lugares que o numero de convidados alocado naquele setor,

- Quanto mais setores pior ficam as identificações dos setores para os convidados,

- Contratar 1 recepcionista para cada 50 pessoas.


Equipe Buffet Colonial


Dicas de Banquetes com lugares marcados, Buffet Colonial

FALE CONOSCO

Colonial, espaço de eventos e gastronomia para eventos.

Telefone: 11-2879-2255

WhatsApp: 11-99795-1423

Mídias sociais: @colonial

Al Maracatins 62 Moema São Paulo

eventos@buffetcolonial.com.br

Buffet para Casamentos, Buffet para Debutantes, Serviço de Coffee Break, Espaço de eventos para palestras, São Paulo, Moema

(11) 2879-2255

Al Maracatins 62 Moema São Paulo

buffet, colonial, espaço, festas, eventos, clássico, contemporâneo, deslumbrante, versátil, sociais, corporativos, lindas, celebrações, casamentos, baile de debutantes, 15 anos, 1968, Moema, zona sul, são paulo, buffet, colonial, espaço, festas, eventos, clássico, contemporâneo, deslumbrante, versátil, sociais, corporativos, lindas, celebrações, casamentos, baile de debutantes, 15 anos, 1968, Moema, zona sul, são paulo, buffet, colonial, espaço, festas, eventos, clássico, contemporâneo, deslumbrante, versátil, sociais, corporativos, lindas, celebrações, casamentos, baile de debutantes, 15 anos, 1968, Moema, zona sul, são paulobuffet, colonial, espaço, festas, eventos, clássico, contemporâneo, deslumbrante, versátil, sociais, corporativos, lindas, celebrações, casamentos, baile de debutantes, 15 anos, 1968, Moema, zona sul, são paulo, buffet, colonial, espaço, festas, eventos, clássico, contemporâneo, deslumbrante, versátil, sociais, corporativos, lindas, celebrações, casamentos, baile de debutantes, 15 anos, 1968, Moema, zona sul, são paulo, buffet, colonial, espaço, festas, eventos, clássico, contemporâneo, deslumbrante, versátil, sociais, s, celeumbrante, versátil, sociais, corporativos, lindas, celebrações, casamentos, baile de debutantes, 15 anos, 1968, Moema, zona sul, são paulo